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基础医学院办公室内勤员工作细则
作者:  来源:  发布时间:2014-12-26 12:07:51  浏览次数:765

    为加强对基础医学院机关聘用的内勤工作人员的管理,使相关工作更加规范化、制度化,特制定本细则。
一、完成基础医学院机关人员交办的部分工作的通知。
二、完成基础医学院机关部分文印工作。
三、负责基础医学院电脑阅卷机的管理、使用预约、登记、操作等工作。
四、协助做好基础医学院印章的管理、使用审核工作。
五、协助做好基础医学院办公室日常易耗办公用品的保管、发放、登记工作。
六、协助做好基础医学院机关办公室家具等物品的维修联系。
七、负责基础医学院会议室的管理、使用预约、登记、协调、相关会务服务、部分会议室多媒体设备操作等工作:
(一)负责管理的基础医学院会议室包括:综合楼2层215会议室(星期一、三、五、日为基础医学院使用,星期二、四、六为药学院使用)、综合楼209会议室、综合楼3层东头报告厅、教学6楼3层、5层会议室及教学8楼1层会议室。
(二)会议室的预约、登记:基础医学院会议室应首先保证基础医学院党委和行政全院性会议使用(综合楼3层东头报告厅为全校使用);其次为基础医学院各研究所(室)使用。各单位凡使用基础医学院的会议室,需至少提前1个工作日联系基础医学院机关内勤工作人员进行预约、登记。会议室预约、登记时,如遇申请使用有冲突等问题,可联系基础医学院办公室院办公室主任进行协调。
(三)会议室预约时,基础医学院机关内勤工作人员要登记申请者的手机号,以便联络;要问清楚使用时的有关要求(不能满足有关要求时,基础医学院机关内勤工作人员要说明),如:座位是否够用、是否需要笔记本电脑、开启多媒体设备、(基础医学院相关会议时)是否准备纸杯、茶叶、签字笔、纸张等物品(物品不够用时,应提前到院办公室主任处领取),并按要求做好准备。
(四)会务服务工作:在有关会议有需要时,会前参照与会人数用电热水壶烧好相应量的开水,协助做好会场布置工作;在会议进行过程中,做好茶水供应服务等工作。
(五)负责会议室、报告厅电脑、多媒体设备的操作、管理工作,每次需使用时,至少提前半小时开启、试用相关设备,发现不能正常使用时,要及时联系院办公室行政秘书、院办公室主任通知电脑公司进行维修。
(六)在综合楼215会议室召开的基础医学院相关会议、综合楼209会议室、综合楼3层东头报告厅召开的每次会议等,会前要至少提前半小时开门、开电;相关会议结束后,做好凳子归位、物品收储、保洁、关窗、关电、锁门等工作。
(七)按照《基础医学院会议室使用管理规定》的要求,基础医学院以外的单位申请使用会议室时,基础医学院机关内勤工作人员要告知申请者,基础医学院要收费(正常上班时间,山东大学校内单位使用时不收费),收费金额由基础医学院办公室主任根据情况确定,由基础医学院会计负责收费、入账、开发票等。
(八)例行的会议:
1、每周一上午8:30,在综合楼215会议室召开基础医学院党政领导联席会议,需提前开门、打扫卫生、用电热水壶烧好开水放在会议室。
2、每周一下午上班后10分钟,在综合楼215会议室召开基础医学院办公室人员工作例会,需要提前开门、打扫卫生。
八、要高度重视安全工作:
(一)基础医学院机关内勤工作人员要严格遵守《山东大学消防安全管理规定》和《山东大学大型活动安全管理规定》,如果发现院机关相关办公室、申请在会议室举办的会议、活动等违反上述文件规定或有安全隐患等问题时,要及时告知基础医学院办公室主任。
(二)基础医学院机关内勤工作人员要采取措施,防止相关办公室、会议室设备、设施、物品等丢失或损坏,如有相关问题,要及时向基础医学院办公室主任汇报。
九、做好基础医学院机关在综合楼的会议室、部分办公室的保洁工作:
(一)每个工作日的早上7:50前,要打扫完院机关在综合楼的办公室(综合楼201、203、205、206、207、209)的卫生,主要是地面、办公桌、电脑桌、椅子、沙发、窗台卫生等。
(二)在综合楼215会议室召开的基础医学院相关会议,每次会前都要打扫桌面、地面、沙发等的卫生。
(三)在综合楼3层东头报告厅召开的每次会议,会前都要打扫讲台桌面、舞台地面、第一排桌子桌面、第一排桌子北侧的地面卫生;会前都要捡拾、清理报告厅大厅内桌面、桌洞、坐椅上、地面明显的杂物、垃圾、脏迹。
(四)日常要经常检查、清理相关办公室、会议室卫生,每周至少打扫一次综合楼3层东头报告厅舞台北侧房间、报告厅大厅桌面、坐椅、地面卫生,清扫卫生要做到无纸屑、果皮、瓜籽等杂物、无明显的灰尘、脏迹等。
(五)日常要经常打开相关会议室窗户通风,保持空气清洁卫生。
十、负责联系送饮用水公司(现在用的普利思公司趵突泉校区水站的送水电话为87323766、15666970737)为基础医学院机关在综合楼的办公室送饮水机用大桶矿泉水,负责为院机关在教学八楼、桐荫阁等办公室发放基础医学院印制的替代用水券(各办公室接收饮水机用大桶水时用以代替送水公司的水票、给送水人员),负责从送水人员处收回基础医学院印制的替代用水券、用从送水公司购买的水票(到院办公室主任处领取)与其结算;负责联系为院机关各办公室清洗饮水机等。
十一、负责基础医学院机关文件、报刊、传真、信件的收发。
(一)负责将院机关领导、老师交办的把相关资料、信件外送、邮寄等工作。
(二)每个工作日上午10:30左右,到综合楼1层山东大学趵突泉校区收发室,领取基础医学院机关文件、报刊、信件;每月初到学校收发室领取一次杂志;及时将领取的文件、报刊、信件、传真等进行分发:
1、文件:交给院办公室主任,确认应阅览人后分发。
2、报纸:放在202的公共桌上,把桌上往日的报纸放到废品间。
3、杂志:杂志分发办法请问基础医学院报刊杂志订购人党务秘书;分发后剩余的杂志摆放在基础医学院资料室书架上。
4、传真件:每天将收到的基础医学院人员的传真件及时送给相关人员。
5、信件:
(1)是院机关综合楼办公室人员的信件时,交给其本人或放在其办公桌上。
(2)是基础医学院研究生辅导员或研究生的信件时,放到校收发室“基础医学院研究生辅导员”信箱。
(3)是基础医学院本科及七年制、八年制辅导员或学生的信件时,放到校收发室“基础医学院团委”信箱。
(4)是院机关在教学8楼办公室的信件时,如是急件、快件应尽早送达,其它一般信件在工作日每周送一次。
(5)剩余的信件,是急件、快件时,要尽早通知收信人或送回校收发室,其它信件一般每周分拣一次,先由基础医学院内勤工作人员按照基础医学院在职、离退休教职工名单分拣,其余的信件由基础医学院内勤工作人员、行政秘书共同分拣,然后分发:
1)是基础医学院各学系(室)的信件时,由基础医学院内勤人员从校收发室相应的信箱分发。
2)是基础医学院的教学医院的信件时,通知相应医院的基础医学院相关工作人员(省立医院隗晓红老师电话85186263、18705318979;齐鲁医院袁芳老师电话82169123、15264160090;山大二院刘强老师电话85875208、15153169967;省千佛山医院王骋老师电话89268294、13791125676;省医学影像研究所电话87031433、省精神卫生中心王旸老师电话13969039787、市中心医院姜启海老师电话85695104、15168887987;市传染病医院王昌源老师电话13156190238、心血管实验室张猛老师电话18560086759)派人来拿。
3)不是基础医学院及上述单位的信件时,及时送回校收发室,请收发室人员分发、处理。
十二、认真完成基础医学院机关领导、老师交办的其它工作。
十三、基础医学院机关内勤工作人员应按时上、下班,工作时间外出办事、因事因病缺岗时,应提前向院办公室主任报告,以便找人顶替工作;院机关内勤工作人员如要辞职,须至少在离岗前1个月向基础医学院办公室主任提出,以便基础医学院找人替岗。 
十四、基础医学院机关内勤工作人员工资、加班费等费用由基础医学院支付,每月基础工资按济南市最低工资标准;在正常上班时间以外工作超过半小时时为加班(在正常上班时间以外,从校外到校工作每次至少按一小时记),加班费每小时工资按济南市最低小时工资标准,超过半小时、不足一小时时按一小时记;每月初,院机关内勤工作人员要将上个月的加班、缺勤等情况,报给基础医学院办公室主任审核、同意后,由基础医学院人事秘书负责发放院机关内勤工作人员工资、加班费等。
十五、报告厅电脑、音响、多媒体设备使用、操作步骤:
有学术报告时,需要激光笔、链接笔记本电脑、开投影机、音响设备
(一)开启设备顺序
1、进门去北边的屋开灯,灯开到第七个,如果需要投影,关闭第二个灯。
2、后台开启总电闸,开启第一个设备的开关所有开关既亮,最后一个功放设备要长按开关手动开启。
3、音频台上1到5音量为有线话筒音量,一般只需移动第一个音量,6号为无线话筒音量,78为外接音频音量(外接音频线放在电闸开关的上面)。
4、使用无线话筒,需安装2节5号电池,每次用完后需把电池取下。
5、放映投影时,按下CREATOR(快捷)控制面板的“系统电源”下的“开”按钮,并按“电动幕”下的“降”按钮,把幕布放下。回舞台用遥控器把投影仪打开(投影仪下两个绿灯开始闪烁,表示投影仪开始工作),在主席台上把笔记本和地插数据线连接上,等投影仪工作起来后,调整笔记本确保放映正常(不同的笔记本调整方式不一样,基本遵循用键盘的fn加组合键的方法来调整)。放映投影时需要关闭舞台灯。
6、笔记本、后台操作间里台式计算机如要上网时,需联系山东大学网络中心趵突泉校区办公室老师(电话:88380182、88382399)。
(二)关闭设备顺序
1、先用遥控器关闭投影仪,按一下屏幕显示“是否关闭电源”时再按一下关闭键,投影既关闭。并把笔记本电脑各种配件收拾好,清点后装回电脑包。
2、关闭有线话筒电源
3、回后台按下多媒体控制中心的“幕布控制”下的“升”按钮,等待幕布完全升起后,然后按下多媒体控制中心的“系统电源”下的“关”按钮。
4、关闭台式计算机。
5、关闭第一个设备的开关所有的设备即可关闭。
6、关闭总电闸。
7、关灯、锁门。
 
                                                                                           山东大学基础医学院
                                                                                            2014年12月26日

 

 
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